To-Do-Listen können das Gedächtnis entlasten und Struktur in den Arbeitsalltag bringen, wobei diese Liste nicht irgendwo als Notizblock herumliegen sollte, sondern man sollte die To-Do-Liste immer vor Augen haben, denn so entlastet man seine kognitiven Strukturen von den Dingen, die noch zu erledigen sind und kann sich freuen, etwas abhaken zu können.
Es gibt Studien, die zeigen, dass handschriftliche Notizen auf Papier effektiver sind, weil man die motorische Leistung mit den kognitiven Aspekten verknüpft, aber in der Teamarbeit sind digitale Listen dagegen sinnvoller.
Jeder sollte also sein eigenes System finden, und das geht am besten durch Ausprobieren, denn jeder hat ein Gefühl dafür, welche Benutzeroberfläche ihn am meisten anspricht.
Ob digital oder analog, auf einer effektiven To-Do-Liste sollte man große Aufgaben in kleinere Teilschritte unterteilen, denn es macht Sinn, die einzelnen Schritte zu visualisieren und so etwas wie einen kleinen Projektplan zu erstellen.
Dabei ist es wichtig, die täglichen Ziele so konkret wie möglich aufzuschreiben, denn je besser Sie die anstehenden Aufgaben aufgliedern und strukturieren, desto leichter sind sie für Ihr Gehirn zu erfassen.
Vielen Menschen fällt es schwer, Prioritäten richtig zu setzen, weil sie dazu neigen, den Dingen eine von außen geforderte Rangfolge zu geben. Anstelle von allgemeinen Schlagworten sollte man konkrete Aufgabenformulierungen wählen.
Wichtig ist auch das eigene Zeitmanagement, d.h. realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit man für welche Aufgabe braucht, wobei man etwa dreißig Prozent Zeitpuffer pro Aufgabe einplant.
Die meisten Menschen arbeiten übrigens morgens und am Vormittag leichter und schneller, so dass es sinnvoll sein kann, zeitaufwändigere und anspruchsvollere Aufgaben gleich morgens zu erledigen und Tätigkeiten wie die Bearbeitung von E-Mails auf den Nachmittag zu verschieben.